Malgré le développement de la technologie, le téléphone reste un moyen privilégié par les clients pour entrer en contact avec une entreprise. Or, il n’est pas toujours évident de se rendre disponible sur une large plage horaire pour assurer un service client de qualité. Le milieu de la santé n’échappe pas à cela. Pourtant, les professionnels de la santé doivent s’assurer d’une permanence téléphonique pour mieux accompagner leurs patients. Mais, parce que l’embauche d’un nouveau salarié représente une certaine dépense, de plus en plus de médecins font aujourd’hui le choix de recourir à une permanence téléphonique externe.
Télésecrétariat médical : faut-il faire appel à un télésecrétaire ou un call center ?
En matière de permanence téléphonique externe, il existe deux grandes catégories de prestataires :
• Le télésecrétaire indépendant qui travaille à domicile pour le compte d’un ou de plusieurs cabinets.
• Le call center : une agence de plateforme téléphonique composée de plusieurs collaborateurs pouvant gérer des appels 24h/24 et 7 j/7.
En général, les grands cabinets médicaux ont recours aux services d’un call center, tandis que les TPE (cabinets de taille moyenne) préfèrent se tourner vers les télésecrétaires à domicile. Quoi qu’il en soit, l’important est de toujours se tourner vers un prestataire qui connaît bien son métier.
En effet, la permanence téléphonique médicale exige des compétences spécifiques et une connaissance particulière des métiers de la santé. Il est également important de choisir un prestataire disponible sur une large plage horaire. Dans le milieu de la santé, la permanence téléphonique est indispensable, non seulement pendant les heures d’ouverture du cabinet, mais surtout pendant les périodes de fermeture : jours fériés, vacances, etc.
Standard téléphonique médical : les prestations
Pour répondre aux besoins des entreprises, une télésecrétaire se doit d’être polyvalente. Elle doit savoir gérer différentes tâches pour faciliter le quotidien d’une entreprise. Pour une télésecrétaire médicale, son travail consiste d’une part à procéder à l’accueil téléphonique des patients. C’est-à-dire qu’elle doit prendre en charge tous les appels téléphoniques destinés au cabinet pour offrir une permanence téléphonique médicale de qualité.
Outre l’accueil téléphonique, la télésecrétaire pourra également se charger de la gestion de votre agenda médical : prise de rendez-vous, rappel SMS ou téléphonique de la prochaine consultation, rappel par mail de l’agenda… Certains prestataires peuvent même intervenir pour le suivi des devis et des factures de votre établissement, la gestion des courriers, etc. À vous de choisir les prestations dont vous avez besoin pour améliorer le service client de votre cabinet. Le tarif peut varier selon les formules de votre choix.
Permanence téléphonique médicale : combien coûte réellement ce service ?
Autant le dire tout de suite, les tarifs d’une permanence téléphonique médicale peuvent varier d’un prestataire à un autre. Il est donc difficile d’estimer le coût exact des services de télésecrétariat médical. Si certains facturent au nombre d’heures de travail ou au nombre d’appels, d’autres choisissent la facturation en forfait. Ce dernier s’avère plus avantageux, car il inclut plusieurs prestations.
Si vous choisissez la facturation en forfait, les tarifs dépendent des prestations effectuées, mais aussi des périodes d’intervention. Bien sûr, la facture sera naturellement plus coûteuse si votre cabinet requiert une permanence téléphonique 24h/24 et 7 j/7. Mais rassurez-vous, cette option revient toujours moins onéreuse que l’embauche d’une secrétaire en interne. Avant de faire appel à un télésecrétariat médical, posez-vous certaines questions : quelle prestation avez-vous réellement besoin ? Votre activité a-t-elle besoin d’une intervention 24 h/24 et 7 j/7 ?
