Un professionnel de la santé peut recevoir de différents patients entre 20 à 50 appels par jour. Cela peut être pour prendre un rendez-vous, pour une consultation à distance ou encore pour une urgence médicale. Dans tous les cas, le soignant se doit de toujours être joignable au téléphone dans le cadre de son métier. Cependant, cela n’est pas si évident étant donné toutes les obligations qui lui incombent.
En effet, le quotidien de ce dernier est souvent surchargé entre les consultations et toutes les autres tâches liées au bon fonctionnement de son cabinet.
Avoir recours au télésecrétariat médical
Pour gérer votre accueil téléphonique, divers choix s’offrent à vous :
Un télésecrétariat généraliste (qui accompagne tous les types de professions libérales [avocats, comptable, médecin…] ainsi que les PME et les TPE)
Un télésecrétariat médical
Un télésecrétaire indépendant
Cependant, faire appel à une entreprise de télésecrétariat spécialisée dans le domaine médical reste la meilleure solution pour gérer au mieux vos appels. Ce type de structure dispose de plusieurs professionnels ayant des connaissances de l’univers médical. Ils s’occuperont de l’ensemble de vos appels entrants sans exception. Ainsi, vous resterez toujours joignable et vous gagnerez par la même occasion du temps pour vous consacrer pleinement à votre cœur de métier. De plus, vos patients seront reçus avec soin, car les télésecrétaires médicaux sont également des spécialistes de la relation client.
En ayant recours à une société proposant des prestations en télésecrétariat médical, vous ferez également d’énormes économies. Cela vous permettra de profiter de plusieurs services à un prix abordable, en particulier si vous faites appel à des prestataires situées dans des destinations offshore telles que Madagascar, Maurice ou autres. Certes, les services proposés par un prestataire en télésecrétariat médical peuvent varier, mais en général, cela comprend :
L’accueil téléphonique personnalisé des patients
La gestion d’agendas
Le transfert des appels urgents suivant les consignes préalablement établies
Une plage horaire modulable (du lundi au vendredi ou du lundi au samedi ou 7 jours sur 7 ou encore à des horaires bien définis)
La gestion des tâches administratives (l’envoi de fax, la retranscription de comptes rendus médicaux…)
Embaucher un ou des secrétaires médicaux en interne
Pour vous décharger de la gestion de vos appels, n’hésitez pas à embaucher un ou des secrétaires en interne si vos moyens vous le permettent. Cette solution s’avère tout aussi avantageuse puisque vous aurez à votre disposition des personnes que vous pourrez encadrer de près afin de vous seconder au mieux. Ces dernières pourront s’occuper de bien plus que de l’accueil téléphonique de vos patients.
Vous pourrez leur confier diverses tâches telles que la préparation de la salle de soins pour recevoir les patients, la gestion de votre agenda, des tâches administratives ou autres. Et cela, en toute sérénité, car vous pourrez vérifier leur travail à tout moment. En somme, un secrétariat en interne vous sera très utile. Cependant, son inconvénient c’est que vos appels ne seront reçus qu’aux heures d’ouverture de votre cabinet.
Opter pour les plateformes de prise de rendez-vous
Certes, cette option n’est pas une solution pour vous aider à gérer vos appels, mais plutôt pour les réduire. Le fait est que la grande majorité du temps, les patients appellent pour prendre des rendez-vous. Pourtant, grâce aux avancées technologiques, il est aujourd’hui possible de ne plus avoir recours à une personne physique pour cela.
Il vous suffit de vous abonner à des annuaires de réservation via internet tel que Doctolib ou encore Maiia. Cela vous aidera à diminuer considérablement le taux d’appels de votre cabinet médical. Ces outils permettent notamment aux patients d’avoir accès à votre planning en temps réel. Ainsi, ces deniers pourront directement fixer eux-mêmes leur rendez-vous sur les créneaux disponibles. De plus, ils pourront le faire à n’importe quel moment (24 h/24, 7j/7). Le seul inconvénient de ce type de service c’est qu’il n’est pas accessible à tous. Cela peut s’avérer assez compliqué pour les personnes âgées qui ne sont pas à l’aise avec internet par exemple.
